Was ist Intake-Management?

Intake-Management bezeichnet den Einstiegspunkt in den Beschaffungsprozess. In diesem Schritt werden Bedarfe erfasst, strukturiert und an die richtigen Prozesse oder Verantwortlichen weitergeleitet.

In vielen Organisationen erfolgt dieser erste Schritt jedoch noch manuell – etwa per E-Mail, Excel oder informellen Gesprächen. Dies führt häufig zu Verzögerungen, unvollständigen Informationen und einem hohen Abstimmungsaufwand. Dabei entscheidet gerade eine strukturierte Bedarfserfassung darüber, wie effizient und regelkonform der gesamte Beschaffungsprozess abläuft.

Drei typische Pain Points im Intake-Management

1. Unklare oder unvollständige Bedarfsanfragen
   Fachbereiche wissen oft nicht, welche Informationen erforderlich sind. Die Anfragen enthalten Lücken oder sind unpräzise formuliert.
2. Fehlende Struktur und Automatisierung
   Anfragen erreichen häufig die falschen Anlaufstellen oder versanden in E-Mail-Postfächern. Ein zentraler, transparenter Prozess fehlt.
3. Hoher manueller Aufwand für den Einkauf
   Der Einkauf muss Informationen nachfordern, Bedarfe zuordnen und manuell in die richtigen Kanäle weiterleiten. Das kostet Zeit und bindet Ressourcen.

KI-gestütztes Intake-Management bei veenion

Um diese Herausforderungen zu lösen, setzt veenion Künstliche Intelligenz gezielt am Beginn des Beschaffungsprozesses ein. Das Ziel ist eine effizientere, benutzerfreundlichere und vollständigere Erfassung von Bedarfen.

1. Bedarfsanfragen über Chatbot

Anstatt komplexer Formulare startet die Bedarfserfassung über einen intelligenten Chatbot. Dieser stellt gezielte Rückfragen und sammelt alle relevanten Informationen strukturiert und medienbruchfrei.

2. KI-gestützte Bedarfserfassung

Die KI interpretiert Freitexte, schlägt Formulierungen vor und erkennt fehlende Angaben. So entsteht eine vollständige, standardisierte und regelkonforme Bedarfserfassung – auch wenn der Anfragende kein Beschaffungsexperte ist. Das reduziert Rückfragen und verbessert die Datenqualität.

3. Automatische Weiterleitung im E-Procurement-System

Sobald der Bedarf erfasst ist, leitet das System die Anfrage innerhalb des Workflows weiter.

Vorteile des KI-gestützten Intake-Managements

• Schnellere Prozessstarts durch strukturierte, medienbruchfreie Erfassung
• Höhere Datenqualität dank automatischer Prüfung und Standardisierung
• Entlastung des Einkaufs durch weniger manuelle Nacharbeit
• Bessere Nutzerakzeptanz durch einfache und intuitive Bedarfserfassung
• Klare Prozesssteuerung durch automatische Zuordnung der Anfragen

Fazit

Ein effizienter Beschaffungsprozess beginnt nicht erst mit der Ausschreibung, sondern bereits bei der Erfassung des Bedarfs. KI-gestütztes Intake-Management ermöglicht es, diesen oft fehleranfälligen Schritt in einen strukturierten, transparenten und regelkonformen Prozess zu verwandeln.