Viele Einkaufsprozesse laufen noch immer papierbasiert oder in isolierten Excel-Listen – das kostet Zeit und macht Fehler nahezu unvermeidbar.
Wenn an offiziellen Prozessen vorbei bestellt wird, entstehen unkontrollierte Ausgaben. Das untergräbt Rahmenverträge und erschwert jede verlässliche Bedarfsplanung.
Ohne zentrale Datenbasis bleibt unklar, wie viel wo und zu welchen Konditionen eingekauft wird. Entscheidungen basieren so eher auf Bauchgefühl als auf Zahlen.
Erfahrene Einkäufer:innen gehen, neue sind schwer zu finden – während Arbeitslast und Anforderungen weiter steigen.
Ohne zentrale Steuerung entstehen viele kleine Bestellungen statt eines gebündelten Einkaufsvolumens, was Beschaffungskosten in die Höhe treibt.
Unsere Lösungen automatisieren und optimieren den gesamten Einkaufsprozess durch intelligente digitale Werkzeuge. Sie vereinfachen nicht nur operative Abläufe, sondern ermöglichen auch strategische Einkaufsentscheidungen auf Basis echter Daten.
Gestalten Sie Ihren kompletten Beschaffungsprozess intelligent. Unsere Plattform begleitet Sie nahtlos durch jeden Schritt: vom ersten Bedarf über Bestellung und Wareneingang bis zur finalen Rechnung. Die durchgängige Integration aller Prozessschritte schafft maximale Transparenz und Effizienz in Ihrer gesamten Beschaffungskette.
Mit open ordering AI entwickeln wir kontinuierlich Funktionen, die Ihre Beschaffungsprozesse effizienter gestalten. Ein Einkaufsagent, der handelt statt nur zu antworten. Bedarfe, die sich aus einem Foto, einer Datei oder einem Satz heraus selbst erfassen. Ein Agenten-Team, das Angeboteeinholt und verhandelt. Und eine Plattform, die jede KI-Funktion absichert, protokolliert und in Ihre bestehenden Freigabeprozesse einbettet.
Unsere KI-Agenten sind in Ihre Workflows integriert und übernehmen die Vorarbeit, indem sie Daten erfassen, strukturieren und bewerten. Dabei setzen wir bewusst auf einen Human-in-the-Loop-Ansatz: Die KI unterstützt – die Entscheidung bleibt beim Anwender.
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Einkaufsassistent
Bedarf beschreiben statt lange suchen: Der Einkaufsassistent findet passende Produkte direkt in freigegebenen Katalogen, klärt offene Fragen durch gezielte Rückfragen und führt sicher zum richtigen Beschaffungsweg im Dialog.
Freitext & Dienstleistungen
Freitextartikel und Dienstleistungen müssen künftig nicht mehr mühsam von Hand ausgefüllt werden. Open Ordering AI erledigt das auf Basis von Text, Datei, Screenshot oder Web-Adresse fast von selbst, inklusive aller relevanten Angaben zum Artikel.
Guided buying in der suche
Wer sucht, landet automatisch am richtigen Ziel. Statt sich durch Menüs zu klicken, erkennt die zentrale Suche die Absicht hinter der Eingabe und führt direkt zum passenden Katalog, zur Dienstleistungserfassung oder zum Freitextformular.
Warenkorb-optimierung
Bevor der Warenkorb abgeschickt wird, prüft die KI automatisch auf Einsparpotenzial. Sie erkennt identische Artikel aus günstigeren Verträgen und vergleichbare Produkte mit besseren Konditionen aus freigegebenen Katalogen.
marktvergleich & Preisrecherche
Per Websuche und Produktabgleich findet die KI passende Vergleichsangebote und aktuelle Marktpreise, auf Wunsch inklusive Händler- und Marktplatzpreisen, und schafft so Transparenz bei jeder Beschaffung.
Bild: Bearbeitung mit KI
Angebotsimport
Angebots-PDFs von Lieferanten werden automatisch ausgelesen und in strukturierte Angebotsdaten überführt. So entfällt das mühsame Abtippen einzelner Positionen, und Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.
ki-belegeingang
Der KI-Belegeingang verwandelt eingehende Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, egal ob per E-Mail, Upload oder Schnittstelle, automatisch in gebuchte Belege. Eine durchgängige Belegkette ohne Medienbrüche entsteht ganz von selbst.
direktvergabe & vergabevermerk
Für Direktvergaben genügt das Lieferantenangebot: Die KI extrahiert die vergaberelevanten Eckdaten — Lieferant, Leistung, Nettopreis — und erstellt einen strukturierten Vergabevermerk als Entwurf.
autonomous quoting
Für einen erfassten Bedarf holt open ordering AI selbstständig Angebote ein — mit vier spezialisierten Agenten, die Hand in Hand arbeiten: Quote Agent, Communication Agent, Compare Agent und Award Agent. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Bild: Bearbeitung mit KI
ki-klassifikation
Produkte werden automatisch der passenden Warengruppen-Klassifikation zugeordnet. Die KI kombiniert semantische Ähnlichkeitssuche mit intelligenter Auflösung unklarer Fälle und lernt aus jeder Korrektur. Die Basis für belastbare Auswertungen und Warengruppenstrategien.
ki-kontierung
Konsistente Kontierung nach den eigenen Regeln, automatisch vorgeschlagen und jederzeit vom Anwender überprüfbar. Weniger Rückfragen zwischen Fachbereich und Buchhaltung, mehr Tempo bei der Belegbearbeitung.
produktdatenanreicherung
Fehlende Beschreibungen, Attribute oder Schlagworte werden automatisiert angereichert, auch für große Bestände per Stapelverarbeitung. Das Ergebnis: bessere Suchtreffer, höhere Katalognutzung und vergleichbarere Produkte im Einkauf.
produktübernahme aus oci-shops
Mehr Preis- und Sortimentstransparenz, ganz ohne Zusatzaufwand für den Lieferanten. Sortimente angebundener OCI-Shops werden automatisch ausgelesen und samt KI-extrahierter Produktattribute in durchsuchbare, vergleichbare Katalogdaten überführt.
Bild: Bearbeitung mit KI
KI Skript im workflow
Ein einzelner Prozessschritt mit Prompt genügt, um Belegdaten strukturiert an die KI zu übergeben und das Ergebnis direkt weiterzuverwenden, etwa für eine automatische Zusammenfassung an den Genehmiger oder eine Extraktion aus Belegtexten.
ki-prüfung im workflow
Eine KI-Prüfung, etwa zur Vollständigkeit oder Plausibilität, entscheidet automatisch, ob ein Vorgang direkt weiterläuft oder zur Klärung geht. Unklare Fälle werden so gezielt herausgefiltert, komplett ohne manuellen Aufwand.
Bild: Bearbeitung mit KI
Ein zentraler Überblick über alle Ausgaben schafft Klarheit. Einsparpotenziale werden sichtbar statt im Verborgenen zu bleiben
Verbindliche Bestellwege und klare Regeln verhindern Bestellungen am Einkauf vorbei, für kontrollierte Ausgaben und wirksame Rahmenverträge.
Automatisierte Abläufe übernehmen Routineaufgaben zuverlässig. Ihr Team gewinnt Zeit für strategische statt administrative Arbeit.
Einheitliche Workflows ersetzen Insellösungen und Medienbrüche. Es gibt weniger Fehlerquellen und mehr Tempo.
In Ihrem Procurement schlummert ein erhebliches Verbesserungs- und Sparpotenzial, das Sie mit der richtigen Software und einer konsequenten Einbindung in Ihre Prozesse nutzen können. Erfahren Sie, wie viel Sie hier bei den Prozesskosten im Einkauf sparen können.
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