Digitale Beschaffung einfach erklärt

E-Procurement steht für die digitale Abwicklung von Beschaffungsvorgängen – von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung. Ziel ist es, Prozesse zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und Einsparpotenziale systematisch zu nutzen. Moderne E-Procurement-Plattformen wie die von veenion vernetzen alle Einkaufsbeteiligten intelligent und compliance-konform in einem durchgängigen digitalen Prozess – für maximale Transparenz und Effizienz entlang der gesamten Lieferkette.

Es ermöglicht datenbasierte Entscheidungen, verringert Medienbrüche und beschleunigt Abläufe. Gleichzeitig entsteht ein durchgängiger digitaler Audit-Trail – ein Muss für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.

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P2P und S2P – Zwei Perspektiven auf E-Procurement

E-Procurement kann je nach Prozessfokus unterschiedlich ausgestaltet sein:

• P2P (Procure-to-Pay): Fokus auf operative Prozesse von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsverarbeitung und Zahlung. Ziel ist die Automatisierung wiederkehrender Abläufe und die Minimierung manueller Schritte.

• S2P (Source-to-Pay): Umfasst zusätzlich strategische Einkaufsprozesse wie Lieferantenauswahl, Ausschreibungen, Vertragsmanagement und Risikobewertung. S2P deckt den gesamten Beschaffungszyklus ab – vom ersten Marktüberblick bis zur Bezahlung.

veenion bietet Lösungen für beide Szenarien – ob zur Optimierung einzelner Teilprozesse oder zur ganzheitlichen Digitalisierung Ihrer Beschaffungsstrategie.

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RFx – Strukturierte Ausschreibungsprozesse als Bestandteil von S2P

Ein zentraler Bestandteil von S2P ist der strukturierte Umgang mit Ausschreibungen. RFx steht dabei als Sammelbegriff für verschiedene Anfragetypen:

• RFI (Request for Information): Dient der ersten Markterkundung.

• RFP (Request for Proposal): Für die Einholung konkreter Lösungsvorschläge.

• RFQ (Request for Quotation): Für die Angebotsabfrage zu klar definierten Leistungen.

Mit veenion lassen sich alle RFx-Verfahren digital abbilden – von der Bedarfsspezifikation über die Lieferantenkommunikation bis zur Angebotsbewertung und Dokumentation. Templates, Self-Service-Assistenten und Genehmigungsprozesse machen Ausschreibungen effizienter und nachvollziehbar.

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Ablauf im Überblick: So funktioniert E-Procurement

1. Bedarfserfassung
   Nutzer geben Anforderungen direkt über strukturierte Formulare oder Templates ein. Warengruppenspezifische Abfragen sorgen für Vollständigkeit. Die Bedarfe werden automatisch den zuständigen Warengruppenmanagern zugeordnet.
2. Lieferantenmanagement
   Von der Suche bis zur Bewertung: Alle Lieferanteninformationen werden zentral gepflegt. Qualifikationen, Nachhaltigkeitsdaten und Performance fließen in die Auswahl ein. So entsteht eine belastbare Lieferantenbasis.
3. Vertragsmanagement
   Verhandelte Konditionen, Vertragslaufzeiten und Eskalationsregelungen werden im System hinterlegt. So sind Verträge revisionssicher archiviert und jederzeit einsehbar.
4. Bestellprozess
   Bestellungen erfolgen auf Knopfdruck. Genehmigungs-Workflows, Budgetprüfungen und Rahmenverträge werden automatisch berücksichtigt. Das reduziert Fehler und spart Zeit.
5. Rechnung & Zahlung
   Eingehende Rechnungen werden automatisiert mit Bestellungen abgeglichen („3-Wege-Abgleich“) und freigegeben. Robotic Accounting übernimmt die Prüfung und erfasst buchhalterisch relevante Daten im ERP-System.

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Fazit: E-Procurement bringt Transparenz, Kontrolle und Geschwindigkeit

Mit einem E-Procurement-System wie veenion senken Unternehmen ihre Prozesskosten, vermeiden Maverick Buying und gewinnen Transparenz über alle Einkaufsaktivitäten. Besonders in komplexen Organisationsstrukturen – etwa im öffentlichen Sektor oder bei Konzernen mit dezentralem Einkauf – ist das ein zentraler Vorteil.

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