Akademische Freiheit trifft digitale Effizienz: Warum Universitäten jetzt auf E-Procurement setzen sollten

Universitäten sind hochkomplexe Organisationen. Sie vereinen Fakultäten, Institute, Forschungsgruppen und administrative Bereiche – und all diese Einheiten bewegen sich in thematischen Welten, die unterschiedlicher kaum sein könnten.

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Diese fachliche Vielfalt zeigt sich jedoch nicht nur in der Forschung, sondern auch in den Beschaffungsprozessen der Hochschulen. Hier treffen unterschiedlichste Anforderungen aufeinander:

• vielfältige Forschungsbudgets und Drittmittel
• Förderbedingungen, die jeweils eigene Vorgaben mitbringen
• sehr unterschiedliche Digitalisierungsgrade zwischen Fakultäten
• hochspezialisierte Produkte, die mitunter komplexe Beschaffungswege erfordern

Für Einkäufer:innen bedeutet das häufig: hohe Komplexität, wenig Transparenz und viel manuelle Abstimmung.

Doch genau hier hilft ein moderner Ansatz: Ein digitales Beschaffungssystem, das Prozesse vereinheitlicht, automatisiert und alle Beteiligten auf einer Plattform zusammenführt – von Institut über Verwaltung bis zum Einkauf.

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3 Tipps für einen erfolgreichen Einstieg in die digitale Beschaffung an Hochschulen

Der Wechsel von papier- oder mailbasierten Prozessen zu einem E-Procurement-System kann zunächst überwältigend wirken. Doch mit einem strukturierten Einstieg lassen sich viele Stolpersteine vermeiden.

1. Klein starten – groß denken

Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Bereich, z. B. Bestellungen für Laborbedarf oder IT-Equipment. Ein „Pilotbereich“ senkt Hürden, erleichtert die Akzeptanz und zeigt früh erste Verbesserungen.
Gleichzeitig sollte die langfristige Vision stehen: Welche Prozesse sollen später vollständig digitalisiert werden?

2. Stakeholder früh einbinden

Fakultäten, Forschungsgruppen, zentrale Beschaffung und Verwaltung – alle haben unterschiedliche Anforderungen.
Durch Workshops, Feedbackrunden oder Testumgebungen vor dem Rollout lässt sich sicherstellen, dass das System sowohl den wissenschaftlichen als auch den administrativen Bedürfnissen entspricht.
So wird aus einem IT-Projekt ein gemeinsamer Hochschulprozess.

3. Transparente Regeln & klare Workflows definieren

Ein E-Procurement-System entfaltet seinen Nutzen besonders dann, wenn Rollen, Freigaben, Budgetgrenzen und Prozesse klar definiert sind.
Universitäten profitieren enorm von standardisierten Workflows, die trotzdem flexibel genug bleiben, um Sonderanforderungen aus Forschung und Lehre abzubilden.
Einmal etabliert, sorgt das System für deutlich weniger Rückfragen, schnellere Bestellungen und mehr Nachvollziehbarkeit.

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E-Procurement ist kein Bürokratiemonster, sondern eine echte Entlastung:
Mehr Transparenz, weniger manuelle Schritte, klare Verantwortlichkeiten und eine schnellere, wirtschaftlichere Beschaffung.

So bleibt mehr Raum für das, worum es an Hochschulen wirklich geht: Forschung, Lehre und Innovation.

Dass akademische Freiheit und strukturierte Prozesse kein Widerspruch sind, zeigen unter anderem die Universität Zürich (UZH) und die Rheinland-Pfälzische Technische Universität (RPTU) – zwei Hochschulen, die bereits erfolgreich mit veenion arbeiten und durch klare, digitale Beschaffungsabläufe profitieren.

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